Fachkräftemangel im Bestattungsgewerbe: Was wirklich hilft – und welche Rolle digitale Verwaltung dabei spielt
Der Fachkräftemangel trifft Bestattungsunternehmen härter als viele andere Branchen. Dieser Artikel zeigt warum – und was kleine Betriebe heute konkret tun können.
Es ist Dienstagmorgen. Ein Mitarbeiter ruft krank an. Drei Sterbefälle sind gleichzeitig in Bearbeitung. Die Angehörigen von Familie Hoffmann warten auf Rückruf. Und niemand weiß genau wo die Checkliste für den Fall Müller liegt, weil sie der erkrankte Kollege in seiner eigenen Notizmappe führt.
Diese Situation ist kein Ausnahmefall. Sie ist für viele Bestattungsunternehmen in Deutschland zunehmend der Alltag.
Die Ausgangslage: Mehr Sterbefälle, weniger Personal
Knapp 5.500 Bestattungsunternehmen wurden zuletzt in Deutschland gezählt – und die Anzahl der Sterbefälle pro Betrieb ist in den letzten fünf Jahren um rund 10 Prozent gestiegen. Die Überalterung der Gesellschaft sorgt für eine dauerhaft erhöhte Nachfrage. Gleichzeitig wird es immer schwieriger qualifiziertes Personal zu finden und zu halten.
83 Prozent der Unternehmen erwarten für die kommenden Jahre negative Folgen durch den Arbeits- und Fachkräftemangel. Für das Bestattungsgewerbe gilt das in besonderem Maß – aus drei Gründen:
Erstens ist der Beruf des Bestatters emotional fordernd. Wer täglich mit Trauer, Tod und belasteten Familien arbeitet braucht eine besondere Persönlichkeit und Belastbarkeit. Das schränkt den Bewerberkreis von vornherein ein.
Zweitens gibt es keine Ausbildungspflicht für Bestatter in ganz Deutschland. Das Bestattungsgewerbe wurde 2020 in das zulassungsfreie Handwerk überführt. Qualitätsunterschiede bei Ausbildung und Qualifikation sind die Folge.
Drittens sind die meisten Betriebe klein. Der Bundesverband BDB rechnet mit durchschnittlich fünf Mitarbeitern pro Betrieb. Fällt eine Person aus – durch Krankheit, Urlaub oder Kündigung – trifft das den gesamten Betrieb sofort und spürbar.
Was passiert wenn Wissen in einzelnen Köpfen steckt
Das eigentliche Problem beim Fachkräftemangel in kleinen Betrieben ist nicht immer die fehlende Arbeitskraft selbst – es ist das Wissen das mit ihr geht.
Wenn ein erfahrener Mitarbeiter nach Jahren den Betrieb verlässt oder längerfristig ausfällt geht oft mehr verloren als eine Arbeitsstelle. Es gehen Prozesswissen, Kontakte, eingespielten Abläufe und manchmal sogar die Informationen zu laufenden Sterbefällen verloren – wenn diese in persönlichen Notizen, Excel-Tabellen oder im Kopf des Mitarbeiters gespeichert waren statt in einem zentralen System.
Fast jedes vierte Unternehmen rechnet damit dass durch das altersbedingte Ausscheiden älterer Mitarbeiter betriebsspezifisches Wissen verloren geht. In einem Bestattungsunternehmen mit fünf Mitarbeitern ist das proportional noch viel gravierender als in einem Großkonzern.
Was wirklich hilft – fünf konkrete Ansätze
1. Prozesse aus den Köpfen holen
Der wichtigste Schritt gegen Personalabhängigkeit ist Dokumentation. Jeder Ablauf der nur ein einzelner Mitarbeiter kennt ist ein Risiko. Digitale Verwaltungssysteme die pro Sterbefall eine zentrale Checkliste, alle Dokumente und alle Termine an einem Ort speichern machen Abläufe unabhängig von einzelnen Personen.
Wenn ein Kollege krank ausfällt kann ein anderer Mitarbeiter – oder sogar der Inhaber selbst – den Fall nahtlos weiterführen weil alle Informationen sofort verfügbar sind.
2. Den Warten-Status kennen und nutzen
Ein unterschätztes Problem im Bestattungsalltag: Viele Aufgaben liegen gar nicht beim Bestatter selbst – sondern beim Standesamt, der Krankenkasse oder dem Krematorium. Trotzdem erzeugen sie mentalen Druck weil unklar ist ob schon jemand nachgehakt hat.
Ein einfacher Warten-Status pro Aufgabe – sichtbar für alle Teammitglieder – schafft sofort Klarheit: Diese Aufgabe liegt gerade nicht bei uns. Kein doppeltes Nachfragen, keine vergessenen Rückrufe, keine überflüssige Mehrbelastung.
3. Einarbeitungszeiten verkürzen
Neue Mitarbeiter müssen heute schneller produktiv sein als früher. Wer in einem digitalen System arbeitet das alle Prozesse abbildet braucht keine monatelange Einarbeitung durch einen erfahrenen Kollegen – das System selbst zeigt was zu tun ist.
Checklisten die bei jedem neuen Sterbefall automatisch die relevanten Aufgaben vorgeben sind gleichzeitig eine Einarbeitungshilfe für neue Mitarbeiter und eine Qualitätssicherung für den ganzen Betrieb.
4. Mobile Verfügbarkeit als Flexibilitätsfaktor
Fachkräfte von heute erwarten Flexibilität. Wer nur am Bürorechner auf Fallinformationen zugreifen kann ist in seiner Mobilität eingeschränkt. Cloudbasierte Systeme die vom Smartphone aus zugänglich sind ermöglichen es Mitarbeitern auch vom Außendienst, von unterwegs oder aus dem Homeoffice heraus produktiv zu arbeiten.
Das macht einen Betrieb als Arbeitgeber attraktiver – und reduziert gleichzeitig die Abhängigkeit davon dass alle Mitarbeiter gleichzeitig im Büro präsent sind.
5. Verwaltungszeit reduzieren – mehr Zeit für Menschen
Die am häufigsten erwarteten Konsequenzen des Fachkräftemangels sind steigende Arbeitskosten und Mehrbelastung der Belegschaft. Wer dieselbe Arbeit mit weniger Personal erledigen muss braucht effizientere Prozesse – nicht mehr Stunden.
Moderne Bestattersoftware spart pro Sterbefall bis zu zwei Stunden reine Verwaltungsarbeit. Bei einem Betrieb mit 100 Sterbefällen im Jahr sind das 200 Stunden – oder fünf volle Arbeitswochen – die für echte Begleitungsarbeit frei werden.
Was Bestatter über ihren Alltag berichten
In Gesprächen mit Bestattern tauchen immer wieder dieselben Punkte auf wenn es um Personalmangel geht:
Der Anruf eines Angehörigen um 22 Uhr der nach dem Stand eines Sterbefalls fragt – und niemand weiß es weil der zuständige Kollege nicht mehr erreichbar ist.
Die Situation nach einer langen Erkrankung eines Mitarbeiters bei der niemand mehr weiß welche Aufgaben noch offen sind und welche bereits erledigt wurden.
Das mühsame Suchen nach Unterlagen weil jeder Mitarbeiter sein eigenes Ablagesystem hat.
All das sind keine unvermeidlichen Begleiterscheinungen des Berufs. Es sind Symptome fehlender Digitalisierung – und sie sind lösbar.
Fazit: Fachkräftemangel lässt sich nicht wegdiskutieren – aber abpuffern
Kein Softwareprogramm ersetzt einen guten Mitarbeiter. Das ist klar.
Aber eine gute Software kann dafür sorgen dass ein kleineres Team dieselbe Qualität liefert wie ein größeres. Dass Wissen im System gespeichert ist statt in einzelnen Köpfen. Dass neue Mitarbeiter schneller eingearbeitet werden. Dass kein Sterbefall im Chaos versinkt wenn jemand ausfällt.
Das ist kein Luxus. Das ist in Zeiten von Fachkräftemangel betriebliche Resilienz.
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