So funktioniert Nagori: Ein Sterbefall von A bis Z

Es ist 21:47 Uhr an einem Donnerstagabend im Januar.

Das Telefon klingelt. Klaus Hoffmann, 58 Jahre alt, ruft an. Seine Mutter Elisabeth ist heute Nachmittag im Pflegeheim St. Marien verstorben. 87 Jahre alt, Erdbestattung gewünscht, die Familie möchte eine stille Beisetzung – keine Traueranzeige in der Zeitung.

Für Marius Fleischmann von Bestattungen Fleischmann in Gau-Algesheim ist das ein Abend wie viele andere. Was anders ist: Er öffnet Nagori.

Der erste Klick – alles beginnt mit der Akte

Noch am Telefon, während Klaus Hoffmann spricht, legt Marius den Fall an. Ein Klick auf „+ Neuer Sterbefall". Das Formular ist übersichtlich – Name der Verstorbenen, Geburtsdatum, Sterbedatum, Sterbeort. Bestattungsart: Erdbestattung.

Dann die Auftraggeber-Daten: Klaus Hoffmann, Sohn, Musterstraße 12, Telefonnummer. Und ganz unten im Notizfeld – das ist der Moment der später noch wichtig wird – tippt Marius rein: „Familie wünscht stille Beisetzung, keine Traueranzeige in der Zeitung."

Gespeichert. Die Akte Elisabeth Hoffmann existiert.

Was er nicht weiß: In drei Tagen wird sein Kollege Jan krank sein. Und genau diese Notiz wird verhindern dass jemand versehentlich eine Traueranzeige aufgibt.

Die Checkliste – das stille Rückgrat des Falls

Nagori öffnet automatisch die Checkliste für den neuen Sterbefall. Marius kennt den Ablauf – er hat ihn hundert Mal gemacht. Aber jetzt ist alles an einem Ort, sichtbar für jeden der den Fall weiterbearbeitet.

Er vergibt Fälligkeitsdaten und setzt die ersten Aufgaben auf einen Status der im Bestattungsalltag oft unterschätzt wird: Warten.

„Sterbeurkunde angefordert" – Warten. Liegt beim Standesamt, nicht bei ihm. „Todesbescheinigung erhalten" – Warten. Kommt vom Arzt. „Bestattungsart besprochen" – direkt abhaken. Das war heute Abend.

Der Warten-Status ist eine kleine Sache. Aber sie verändert den Alltag. Denn diese Aufgaben erzeugen keinen falschen Druck mehr. Sie liegen nicht bei Marius – und Nagori weiß das jetzt auch.

Freitag, 17. Januar – das Beratungsgespräch

Klaus Hoffmann kommt um 10 Uhr. Marius hat den Termin vorgestern schon in den Nagori-Kalender eingetragen – zusammen mit der Trauerfeier am 22. Januar und der Beisetzung direkt danach.

Im Kalender sieht er: Heute Beratungsgespräch Familie Hoffmann. In der Seitenleiste rechts daneben: drei Aufgaben die heute fällig sind. Sarg ausgewählt, Krematorium kontaktiert, Friedhof koordiniert.

Das Gespräch läuft gut. Klaus Hoffmann wählt den Sarg. Marius trägt alles in die Checkliste ein, hakt ab was besprochen wurde. Die Aufgabe „Sarg ausgewählt" – Häkchen. „Trauerfeier geplant" – offen bis Montag.

Am Ende des Gesprächs fragt Klaus Hoffmann: „Können Sie mir eine schriftliche Kostenaufstellung schicken?"

Marius öffnet Nagori, geht zur Akte Hoffmann, klickt auf „+ Neuer Kostenvoranschlag".

Der Kostenvoranschlag – fünf Minuten Arbeit

Überführung, Erdbestattung, Friedhofsgebühren, Blumenschmuck, Trauerfeier. Fünf Positionen, alle Beträge eingetragen. Nagori berechnet automatisch Netto, MwSt. und Brutto.

4.850,00 Euro. PDF exportieren. Per E-Mail an Klaus Hoffmann.

Was früher ein halbstündiger Prozess in Word oder Excel war dauert jetzt fünf Minuten. Und der Kostenvoranschlag liegt in der Akte – für immer abrufbar, für jeden der den Fall weiterbearbeitet.

Montag, 19. Januar – Jan ist krank

Marius ruft an: Grippe. Drei Tage mindestens.

Normalerweise wäre das ein Problem. Wo liegt der Fall Hoffmann? Was ist noch offen? Hat Jan die Trauerfeier schon geplant?

Jetzt ist es kein Problem. Marius öffnet die Akte. Er sieht sofort: Trauerfeier noch nicht geplant, fällig heute. Er sieht die Notiz: keine Traueranzeige. Er sieht welche Aufgaben noch im Warten-Status sind – Sterbeurkunde und Todesbescheinigung, beide noch nicht eingetroffen.

In zehn Minuten ist er auf dem Stand. Er ruft die Trauerhalle an, plant den Ablauf, trägt alles ein. Haken bei „Trauerfeier geplant".

Was Jan wusste steckt nicht mehr in Jans Kopf. Es steckt in Nagori.

22. Januar – der Tag der Beisetzung

Der Kalender zeigt es schon am Morgen: Trauerfeier 11:00 Uhr, Beisetzung 12:00 Uhr. Die Checkliste ist fast vollständig abgearbeitet. Sterbeurkunde eingetroffen – Häkchen. Todesbescheinigung eingetroffen – Häkchen.

Die Beisetzung verläuft ruhig. Stille, wie die Familie es gewünscht hat. Kein Journalist, keine Traueranzeige. Die Notiz vom ersten Abend hat ihren Zweck erfüllt.

Die Rechnung – ein Klick

Drei Tage nach der Beisetzung. Klaus Hoffmann hat bestätigt dass alles seinem Wunsch entsprochen hat. Marius öffnet Nagori, geht zum Kostenvoranschlag – und klickt auf „In Rechnung umwandeln".

Alle Positionen werden automatisch übernommen. Die Rechnungsnummer wird vergeben: RG-2026-001. Die Firmendaten von Bestattungen Fleischmann erscheinen im Kopf – Adresse, IBAN, Steuernummer. Alles korrekt weil Marius sie einmalig in den Einstellungen hinterlegt hat.

PDF exportieren. Per Post an Klaus Hoffmann.

Eine Woche später geht die Zahlung ein. Marius setzt den Status auf „Bezahlt". Letzter Haken in der Checkliste: „Zahlung eingegangen".

Status des Sterbefalls: Abgeschlossen.

Was bleibt

Marius klickt auf „Akte herunterladen". Ein strukturiertes PDF öffnet sich – alle Stammdaten, die vollständige Checkliste mit Erledigungsstatus, alle Termine, die Rechnung mit Betrag und Zahlungsstatus, die Notizen.

Er druckt es aus. Legt es in den Papierordner. Zur Sicherheit.

Die digitale Akte bleibt in Nagori – jederzeit abrufbar, für jeden der später nochmal nachschauen muss.

Was dieser Fall zeigt

Elisabeth Hoffmann ist ein fiktiver Fall. Aber die Situationen darin sind real.

Der Abendanruf bei dem man sofort die wichtigsten Informationen erfassen will. Der kranke Kollege bei dem kein Wissen verloren gehen darf. Die Notiz zur stillen Beisetzung die Wochen später noch relevant ist. Der Kostenvoranschlag der sich per Klick in eine Rechnung verwandelt.

Nagori löst kein einziges dieser Probleme durch Komplexität. Es löst sie durch Klarheit. Alles an einem Ort, für jeden im Team sichtbar, jederzeit abrufbar.

Das ist keine Revolution. Es ist einfach das was gute Verwaltungssoftware leisten sollte.

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Das vollständige Benutzerhandbuch mit allen Funktionen und der kompletten Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie unter nagori.de/hilfe – zum Lesen, Ausdrucken und Nachschlagen.

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